01:30 時間管理不佳的３個問題
02:39 問題 1：不會估計時間
04:38 問題２：以為還有很多時間
06:17 練習估計時間
07:01 練習安排工作時間
09:08 休息也很重要
09:51 要練習養成習慣
10:49 掰比
---【 影片口白逐字稿 】---
你常常會覺得事情怎麼做都做不完嗎？一開始以為時間很多，結果做到一半才發現誤會大了。為了趕上死線，你只好瘋狂加班，連後悔或抱怨的時間都沒有
今天，就讓我來跟大家分享一下，我是「怎麼做時間管理」的吧！
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hiho~大家好，我是志祺。
一個多月前，我在我的 IG 上面，發了一個限時動態，問大家說會想聽我分享什麼比較認真的內容？
而最多回覆想要知道的就是「時間管理」。
其實在成為 youtuber 之後，我真的是滿常被問到這個問題，幾乎每場演講結束都會被問到。而大家最好奇的就是：「欸？張志祺，為什麼你每天都在日更，而且你還不是全職的YouTuber ，還同時做很多設計、行銷相關的事情，你感覺事情超多耶！到底怎麼做到的？」
哎，各位，這個問題其實非常簡單，就是：「不要睡覺，你就會有時間了。」好...好啦不是這樣XD
在開始之前，我必須要先說，我真的不是一個很擅長「時間管理」的人。我原本的時間管理是超級無敵爛的狀態，在工作這幾年才慢慢有一些改善，進展到好像「還行」的狀態。
所以我是在這樣的立場上，想說可以分享一下，在這個過程中的一點小心得。大家千萬不要把我當成時間管理大師，這樣我壓力會很大⋯
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【 時間管理不佳的３個問題 】
首先，要先跟大家說，「時間管理」跟「執行」其實是不同的問題。在執行的問題上，你可能可以靠最近很紅的「蕃茄鐘」或是「番茄醬法」，又或者是其他的習慣，來優化這個件事，不過今天主要想討論的是「時間管理」執行上的思維。根據我自己的經驗，我認為不太會時間管理的人，通常是有以下的這 3 個問題：
第一個是，你不知道一件事情，是需要多久才能做完。你很容易估了太短的時間，導致事情做到後來發現根本來不及。第二個是，你覺得「反正時間很多」。而第三個，則是當前兩個因素加在一起後，讓很多事情都被喇在一起了。你可能在趕著 A 專案的時候，突然發現 B 專案的死線也要到了⋯這時候心理壓力就會變超大，而且因為時間不夠，所以最後的成果也不會太好。
而我自己的看法是，這三件事是有因果關係的。所以說，如果能把第一個和第二個問題處理好，時間管理的效果就能好很多。而接下來，我們就一個一個來擊破吧！
【問題 1：不會估計時間】
第一個問題，是在講說你不知道「一件事情需要多久」才能做好。我們人在資訊不足的狀況下，通常都會把事情想得很簡單，但是這樣就會讓你把時間估得太短。
這邊有個小技巧可以教給大家：在接到每一件事時，試著先把事情拆解成一個一個的步驟細項。你就更容易意識到其中的難處，跟真正需要的時間。然後，你才有機會在每個細項都預留充足的時間。
舉例來說，做出一支志祺七七的 YouTube 影片，這聽起來好像不難，讀稿機嘛～把爭議點列一列，應該 3-4 小時就好了吧？但如果我們把每個細項都列出來，就會驚訝地發現，竟然需要歷經 20 個步驟。而這20個步驟，可能至少需要5個人來接力協作，所以一看就知道 3-4 小時根本就不可能夠用。你知道嗎？我們每一集都製作16個小時以上。
此外，我覺得拆解細項的習慣，還可以協助大家突破一些常見的困擾。有時候很多事情會來得很突然，在對方很趕的狀況下，我們通常也不好意思跟對方說，啊我可能需要花很多時間才能處理好。但只要把所有細項拆解出來，你就可以用數字告訴他，欸！做這件事情就是這麼麻煩、就是需要這麼多時間，這樣你們也比較方便建立共同的認知。
這裡，我也要順便提醒大家：不用覺得自己第一次就要估得很準，這本來就需要靠經驗累積，很需要練習的。只要自己有在慢慢地進步，其實就已經是一件很棒的事情了。如果一開始設定一個太完美的目標，只會讓自己一直受挫，甚至開始懷疑自己，覺得：「為什麼我怎麼做都做不好？」「為什麼這麼爛？」最後放棄前進，那我們就沒法做好時間管理了⋯
我們的目標是「慢慢進步」，不要讓「完美主義」的心態作祟，想一次就要做到最好。
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【問題２：以為還有很多時間】
而下一個問題是，很多人會覺得：「嗯？我好像還有很多的時間呀！」但其實這個誤解，就是把你的時間管理搞得最爛、最爆炸的一部分。只要你覺得你自己還有很多時間，你就會一直再去接更多的事情。然後最後你時間就一定會不夠，大爆炸。我們必須要更有意識地，去認知自己還有多少的時間扣打(quota) ，這非常非常地重要。現在，我給你三秒鐘的時間，請你回答我：「你每週有多少空閒的時間可以做事？」答不出來吧～不過沒關係，我相信大部分的人應該都回答不出來。為什麼會這樣呢？
我覺得第一個原因是，你其實沒有把你的「休息時間」跟你「做事的時間」分開來；而第二個原因則是因為，時間他太抽象了，所以很難對它有明確的概念。也因此，如果沒有把時間具象化的話，其實我們會感覺不出來，時間到底還剩下多少，然後就會感覺好像有超多時間。但其實沒有！好不好？沒有！你和我一樣，都沒有那麼多的時間！
比方說，我們很容易會覺得下班之後，我 6 點到 12 點都是空的，又或是我還有假日阿，週末兩天不就還有很多的時間？ 但事實上這是個假象，休息時間不是真的「空的」，我們還有各種自己的事情要做，也可能各種被打擾。要通勤、要吃飯、要洗衣服、或是被媽媽叫去打掃家裡之類的，我們幾乎可以說不可能有完整的 6 小時可以用，更多的時候，可能只剩睡覺之前不到一個半小時，可以做自己想做的事。
所以如果我們一直以為自己還有很多時間的話，就很容易接了太多的事情，最後就是都不完
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【練習估計時間】
那我們剛剛討論了兩個問題，其實都只是在「釐清」而已。還沒有進到「行動」。不過，只要把問題釐清後，其實就會變得很容易解決問題了。以剛剛講的第一個問題：「不知道自己需要多少時間」來說好了，我會建議大家可以用一個表格，先照著剛剛的步驟把細項拆解出來。然後呢，我會建議大家在估計所需時間的時候，你要用「我完全不知道該怎麼做」為前提來規劃，從零開始去設想。
因為，大多數會讓我們產生時間管理問題的，都是「新冒出來的任務」，我們不會有先備知識，所以在估計工時的時候，一定都要當作自己很不熟來估計時間，比較不容易出錯，比較容易有充裕的時間。
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【練習安排工作時間】
而我們剛剛說，要解決的第二個問題是：我們需要知道「到底還有多少時間可以用」？我這邊一樣建議透過表格的方式來協助我們把時間給具象化。我在評估工作量的時候，會先去想說：一週做多少工時是健康的。而我給自己的目標工時是每週 50 小時，也就是整個月正常上班後，加班 40 小時左右。那接下來，你就要把這個 50 小時當作是上限，然後列出你所有固定行程會花掉的時間，這就是第一步的具象化。
我第一次做的時候，我就發現：哇，其實我一週真正能自由運用的時間，其實根本就只剩下 4 小時。而這時，因為知道時間不夠了，我們才會有意識地去判斷說，哪些事情是我覺得很重要、非做不可的，哪些又是可以刪減。當資源不夠的時候，我們才會被逼著去做價值排序。像我後來呢，就是開始減少外出開會的次數、控管出遠門演講的次數，又或是減少寫腳本的次數⋯等等，來解放自己的時間，達成目標。
但我們還要再進一步把具象化的時間，放到你習慣用的行事曆上。如果你沒有使用的習慣，我建議你一定要開始養成這個習慣，因為當你習慣紀錄之後，你才能在每次安排新的事情時，確認一下自己的時間庫存還有多少。
所以，以我來說，我就會在 google 行事曆上標註所有的行程，連移動都會放進去，試著把所有的事情都一個一個框出來，要做什麼，全都給他畫上去，拉出一個明確的時間給他，這樣你才能真實地掌握自己的時間。同時，當你畫上去後你就會知道，你要管理的是 google 日曆上的「那些格子」。而有變動的時候，你也知道你要把這時間移到哪，才不會卡到其他事，產生新的問題。
而這樣把第一、第二個問題都解決之後，就會自然而然地解決原本的第三點，不會出現太多事情喇在一起，導致效率很差的問題。
「因為你在一開始，就把時間給分開了。」
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【休息也很重要】
好，那最後一個我想要特別提醒大家的，就是像章節頁上面寫的：「休息也很重要」而我覺得大部分的人包含我自己，都常常會忘記這點。在剛剛的行事曆中，有個很有趣的點就是：我有在上面畫出我的休息時間、吃飯時間⋯等等的。像阿滴的日曆裡面，也有畫出預留的休息時間、給家人的時間。這件事情其實比你想像的重要。
我自己的心得是，只有足夠的休息，你才能持續地一直做下去，不會讓你進入到一個沒有效率的狀態。而唯有當你把這東西「具象化」地放在日曆上的時候，他才不會被輕易的改動、你的工作時數也才不會無上限地增加。
【 要練習養成習慣 】
其實講了那麼多，我覺得最關鍵的就是習慣。你要養成各種習慣，養成拆解工作流程的習慣、養成紀錄工時的習慣、養成登記行事曆的習慣、去習慣隨時意識到，自己到底有多少時間可以接事情，習慣把事情記錄下來，習慣不要靠自己的記憶力和自制力，要靠工具，這樣才會有管理好的可能性。
而最後最後，我想拉回到一開始所講到的：「不用覺得自己要一次到位，時間管理真的就是需要慢慢累積經驗的。」
你只要能夠慢慢的變好就可以了。重要的是那個成長幅度，而不是一開始就設定的完美的目標。如果一直看著一開始設定完美的目標，那會讓自己很挫折，最後放棄前進，這樣是很不健康的，「關心自己成長的幅度」這件事情真的比較重要。
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好，希望今天這樣簡單的分享，可以給大家一些幫助！如果你有其他妙招，歡迎在下方留言分享給大家喔！
我是志祺，我們下次再見！掰比！